print.gif

 

Distributielijst

Meestal stuurt u een bericht naar één persoon of hooguit naar een paar mensen. Wordt het aantal ontvangers groter, of stuurt u regelmatig berichten naar dezelfde groep, dan kunt u die contactpersonen beter groeperen. In Outlook heet zo'n verzameling mensen een distributielijst of contactgroep.

In Outlook 2010 gaat dat als volgt:

- Klik op Adresboek om het adresboek te openen op de startpagina.
- Klik op de onderstaande adresboek en selecteer vervolgens contactpersonen.
- Klik in het menu bestand op Nieuw item.
- Selecteer het itemtype en klik op Nieuwe groep contactpersonen.
- Klik In contactpersonen onder plaats van het item. Deze selectie bepaalt waar de nieuwe distributielijst wordt opgeslagen. Dit is de standaardlocatie.
- Klik op OK. De nieuwe distributielijst is nu ingesteld om te worden opgeslagen in de map Contactpersonen en een formulier zonder titel lijst wordt geopend. Op dit punt kunt u beginnen met contactpersonen toe te voegen aan de nieuwe distributielijst, zoals beschreven in het volgende gedeelte.

Contactpersonen toevoegen aan de nieuwe distributielijst

In Outlook 2010

- Typ in het vak naam de naam van de nieuwe groep.
- Klik op Leden selecteren om de leden van de adresboekvermeldingen of contactpersonen toevoegen.
- Klik op Opslaan en sluiten om de nieuwe distributielijst wil opslaan.

De naam van de distributielijst wordt vet weergegeven in vergelijking met de andere vermeldingen in de map met contactpersonen. In tabelweergaven verschijnt de naam van de distributielijst in het veld Naam invullen. U kunt de leden van de lijst weergeven door het item te openen.

Stap 1 Een distributielijst maken

In Outlook 2003 en 2007

Open het adresboek via Extra / Adresboek of door gebruik te maken van de sneltoets Ctrl+Shift+B. Wat u gaat doen, werkt zowel in Outlook 2003 als in versie 2007. Zodra u de lijst met contactpersonen ziet, kiest u in de menubalk voor Bestand / Nieuw item. Een venster wordt geopend en standaard staat Nieuwe contactpersoon al voor u geselecteerd. Klik nu eenmaal op Nieuwe distributielijst en daarna op de knop OK.

emaildistributielijst

 

 

 

 

 

 

Een andere manier die sneller werkt als u verder niet in het adresboek hoeft te zijn, is door in het hoofdscherm van Outlook te kiezen voor Bestand / Nieuw / Distributielijst of door de sneltoets Ctrl+Shift+L te gebruiken. In het veld Naam tikt u een naam voor uw distributielijst. Daarna klikt u in de menubalk op het pictogram Leden selecteren.
let opOm dit te doen moet u op het tabblad Distributielijst staan.

 

Stap 2 Contactpersonen toevoegen

U opent het adresboek en dubbelklikt op de contactpersonen die u aan de lijst wilt toevoegen. U kunt ook een persoon aanklikken en daarna onderaan op de knop Leden klikken, of op Enter drukken. Meerdere personen tegelijk selecteren kan op de normale Windows-manier, zoals met de Ctrl- en Shift toetsen. Per ongeluk iemand toegevoegd, terwijl dat niet de bedoeling is? Klik op de naam in het lijstje onderin het venster en druk op de Delete-toets. Let wel op dat er altijd een puntkomma tussen twee namen blijft staan. Zodra u tevreden bent, klikt u op de knop OK.

emaildistributielijst2

 

 

 

 

Alle contactpersonen die u hebt gekozen, staan nu in de distributielijst. U bewaart die lijst in het adresboek door in de menubalk op het pictogram Opslaan en Sluiten te klikken. Distributielijsten herkent u in het adresboek aan het pictogram van twee poppetjes en de naam die vet wordt weergegeven.

Distributielijsten herkent u in het adresboek aan het pictogram van twee poppetjes en de naam die vet wordt weergegeven.

Stap 3 Gebruiken en onderhouden

emaildistributielijst3

 

 

Klikt u in het adresboek met rechts op een distributielijst en kiest u Eigenschappen, dan opent de lijst zich en ziet u de leden die erin zitten. Dubbelklikken op de naam kan ook. Nu kunt u onderhoud plegen. U kunt één of meer leden selecteren om om die uit de lijst te halen door in de menubalk op het pictogram Verwijderen te klikken. Om iemand toe te voegen die niet in het adresboek staat, klikt u op Nieuwe toevoegen. Uiteraard kunt u de lijst nog uitbreiden op de manier die in stap twee is besproken.

Zodra u een mail wilt versturen, kunt u een distributielijst kiezen zoals u met contactpersonen gewend bent te doen. Er komt een plusteken voor de naam te staan en door er op te klikken wordt de lijst vervangen door de afzonderlijke leden. Handig als u een bericht naar eental personen uit de distributielijst wilt sturen. Distributielijsten zijn bijvoorbeeld ook te gebruiken in bijvoorbeeld een taak of voor een afspraak.

Zorgvuldig gebruik

Ga om overlast en ergernis bij ontvangers te voorkomen zorgvuldig met de distributielijsten om. Plaats bijvoorbeeld de distributielijst altijd in het BCC-veld.

Anderen kunnen dan geen antwoord sturen naar alle leden van de gebruikte lijsten. Zo voorkom je veel onzinnige replies, waar niemand behoefte aan heeft en waardoor velen zeer geïrriteerd raken.